お役立ち情報コラム

メッセージ・チャットツール

事務所内のコミュニケーションの手段として、直接の会話、電子メール、電話、FAXなどが伝統的に利用されていました。
そして、これらのコミュニケーションには

• 外出中の場合に連絡が取りにくい
• 資料を共有しにくい
• 伝達ミスが発生しやすい
• 過去のやりとりを見つけるのが難しい

という課題がありました。
これらを解決するITツールとして、メッセージ・チャットツールが挙げられます。
メッセージ・チャットツールには次のようなものがあります。

Chatwork

チャットツールとして代表的なものの一つとして、Chatworkが挙げられます。
チャットなので、事務員が弁護士宛ての電話を受けた際に弁護士が法廷に出ていてもチャットに情報を残すことができ、その後弁護士が情報を確認できます。
また、複数のアカウントで特定の議題について話し合うグループチャットを作成することも可能なので、依頼主・弁護士・事務員が参加して特定の案件についての情報共有ができます。
クラウド上で利用するので、事務所のパソコンで送ったメッセージを、出先のスマートフォンで確認することも可能です。
Chatworkにはビデオ通話やタスク管理・ファイル共有機能もあるので、法律事務所の業務の効率化に役に立ちます。
また、Chatworkには3種類のプランがあり、無料のプランも存在します。

Slack

チャットツールとしてChatworkと同じように利用されているのがSlackです。
SlackもChatworkと同じようにチャット・ビデオ通話・タスク管理・ファイル共有機能を利用することが可能です。
Slackも無料で利用することが可能です。

Google Chat

Google社もチャットツールを提供しており、Chatwork・Slackと同様にチャット・ビデオ通話・タスク管理・ファイル共有を利用することが可能です。
Googleのツールなので、Gmail・Googleカレンダー・Googleドライブなどのよく利用されるサービスとの連携が可能で、これらのツールを頻繁に利用している場合に使いやすいツールであると言えるでしょう。

Web面談ツール

法律事務所での業務として、相談者や顧問先との面談が挙げられます。
従来は事務所に来てもらう、顧客のところに出向く、弁護士会やカフェ・ファミレスで面談をするなどがほとんどでした。
しかし、近年ではコロナウイルス感染症対策の観点や、予定を柔軟に組むことができるという観点から、webでの面談が増えました。
web面談に使えるツールは次のようなものがあります。

Zoom

Web面談に使えるツールとしてZoomが挙げられます。
Zoomはweb会議をするためのツールで、1対1での会議はもちろん、多数の人が参加して会議をすることができます。
会議中に参加者の画面を全員に共有することができる、会議をしながらチャットでURLを送れるので全員で特定のwebサイトを見ながら話ができるなどの利点があります。
また、会議を録画して保存することも可能です。
これを利用すれば、弁護士2名と顧問先3名での面談があるような場合、弁護士2名が自宅と事務所で、顧問先の3名が東京と大阪と横浜でも面談を行うことが可能です。
web会議を想定したものなので、事務所でセミナーを行う場合にも利用可能です。
特にアカウントを作成したりせずに、主催者（ホスト）がURLを発行して、そこにwebでアクセスすれば利用が可能です。

Skype

SkypeもZoomと同じくビデオ通話のツールで、テレビ電話・複数での会議・画面共有などを利用できます。
Skypeは設定をすれば電話としても利用できるので、パソコンから固定電話・携帯電話に通話をすることも可能です。

Chatwork・Slack

先程ご紹介したChatwork・Slackにも、ビデオ通話の機能があります。
Chatworkのビデオ通話Chatwork liveでは、フリープランでは1対1の会議が、有料のビジネスプラン・エンタープライズプランに加入していれば最大14名までの会議が可能です。
Slackのビデオ通話Slackコールでは、フリープランでは1対1の会議が、有料のプロプラン、ビジネスプラスプラン、Enterprise Gridでは、最大15名までの会議が可能です。
これらはChatwork・Slackのアカウントを持っていないと利用できないため、単発の面談には不向きかもしれません。

スケジュール管理ツール

法律事務所でスケジュール管理は重要です。
弁護士・事務員ともに外出することがあることから、誰がどこにいるか把握できる必要があります。
また、法律事務所では法律事務・裁判事務を取り扱うため、裁判期日・書類の提出期日などを正確に把握する必要があります。
外出の管理についてはホワイトボードで管理をする、各種期日の把握は弁護士が手帳で行うというのが従来の管理方法でした。そのため外出先から事務所全体のスケジュールを確認するためには、事務所に電話をしてホワイトボードを見てもらって誰がどこに居るか把握する必要がありました。
また、各種期日の共有は弁護士が事務員に期日を口頭で伝えるなどが必要で、伝達ミス・伝え忘れなどが発生することもありました。
ITツールを使えば、スケジュールをしっかりと管理した上で、簡単に共有できるようになります。
スケジュール管理のITツールには次のようなものがあります。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、スケジュールをweb上で管理できます。
Googleのアカウントを持っている人であれば複数人で共有するできます。
また、裁判所への出廷予定については事務所全員で共有する、書類の作成期限については担当している弁護士・事務員で共有するなど、共有する範囲を決めることも可能です。
webからアクセスすればいつでも見られるので、事務所に居るときにはパソコンで、外ではスマートフォンで確認できます。
チャットツールと一緒に利用すれば、弁護士が出廷中に顧問先から至急折り返しが欲しいという電話を事務員が事務所で受け付けた際に、Googleカレンダーで出廷中であることを確認して、チャットツールに電話があり至急折り返しが欲しい旨を伝えることも可能です。

Yahoo!カレンダー

カレンダーツールはYahoo!JAPANでも提供しています。
同様にwebでスケジュールを管理することができ、Yahoo!のアカウントがある人との間で、共有することが可能です。

タスク管理ツール

カレンダーツールと合わせて導入を検討したいのがタスク管理ツールです。
カレンダーツールでは予定を登録することができますが、それらの情報はあくまでカレンダー上の予定として登録されます。
複数案件を同時並行で進めていくことが多い法律事務所では、優先して行わなければならないことをタスクとして管理することで期日漏れを防止することができます。
タスク管理ツールには次のようなものがあります。

Notion

Notionは議事録などのドキュメントやデータベースをweb上で共有することができる、タスク管理ツールです。
タスクと期限を登録して、関係者で共有することができます。
そのため、訴状を作成して裁判所に提出する場合、弁護士のが自宅・出先などで訴状を作成し、事務員がこれを事務所でプリントアウト・職印を押し提出するという複雑なタスク管理を共有することが可能となります。

Trello

Trelloはタスク管理を視覚的に行うことができるツールです。
タスク管理において、チームメンバーの何が終わっていて、今何をしている最中で、これから何をすべきかを、視覚的に確認することができます。
手続きにおいて収集すべき資料が膨大である場合に、何の資料の収集が終わっていて、今何の資料の収集の最中で、これから何の資料を収集しなければならないか、といった作業が一目瞭然になり、抜け・漏れを防ぎスムーズな手続き進行が可能となります。

Chatwork・Slack

前述したChatwork・Slackにも簡単なタスク管理機能があります。

会計ツール

法律事務所では預り金口座への入金をする場合があり、そこから報酬計算を行う必要があるため、一般企業よりも複雑な会計処理が発生します。
そのため、ITツールを用いて会計の負担を減らすことをおすすめします。

Money Forward クラウド

Money Forwardクラウドは、会計処理を楽にしてくれるクラウド型の会計処理ツールです。
銀行、クレジットカード、勤怠管理、人事労務手続きなどと連携することで、仕分の自動化が可能になり、AIを用いたビックデータにもとづいて仕分の勘定科目を提案してくれるなどの機能があります。
データから請求書を作成するなどの機能もあり、会計業務を大幅に楽にしてくれます。
もちろん、確定申告書類の作成にも対応しています。
クラウド型のツールなのでwebで確認することができる、法改正などにも対応しているなどのメリットがあります。

freee

同様にfreeeも会計処理を楽にしてくれるクラウド型の会計処理ツールです。
経営分析機能などもあり、規模が大きくなってきたときの意思決定にも役に立ちます。

法律事務所に特化したロイオズでできること

このページでは個々の機能を中心にしてITツールをご紹介してきました。
しかし、それぞれを本格的に利用するためには有料プランに加入しなければならず、個々にアカウントを作ると管理なども大変になります。
そこで検討していただきたいのが、法律事務所の業務に特化したITツール ロイオズです。
ロイオズでは、メッセージの共有・カレンダー・タスク管理・会計処理がオールインワンで利用できます。
法律事務所の業務を想定して設計されたITツールなので、一般向けツールをいくつも使うよりも使いやすく、業務効率化が期待できます。
また、これらの機能を月1,480円(税抜)から使うことができ、各種ツールを有料プランで申し込むよりも経済的です。
しかもトライアルの場合、2週間無料でロイオズの全機能が使えます。
業務効率化を考えている方や気になった方はぜひ一度使ってみてください。