お役立ち情報コラム

スケジュール管理とは

「スケジュール管理」には明確な定義はありませんが、実行すべきタスクのための時間を管理することを言います。
そのため、裁判の期日について時間を確保することはもちろんとして、準備書面の提出期限前に予定をいれない、などのタスクをこなすために時間管理が必要なものについてはすべて含まれると考えておきましょう。

法律事務所でのスケジュール管理の現状

この「スケジュール管理」について、特に対策をしていないと次のような状態ではないですか？

• 弁護士から担当事務員に口頭で伝えられる
• 弁護士の手帳と事務員が個人で使っているカレンダーでのみ管理されている
• 外出などの予定は当日事務所のホワイトボードを確認しないとわからない
• 会議室や面談室の利用が他の弁護士と被ってしまう

スケジュールを口頭で伝達する

例えば、次回期日が伝達され、弁護士が期日を手帳に記載し、それを事務所に戻ると事務員に口頭で伝達しているとしましょう。
この方法の危険性は、弁護士から事務員に口頭で伝えているので、弁護士が誤った期日を伝えたり、事務員が聞き損なう可能性があります。

スケジュール管理を弁護士と担当の事務員でしか行っていない

次に、スケジュール管理を弁護士と担当の事務員でしか行っていないことがあります。
この場合、弁護士・事務員ともに外出しているような場合、それ以外の方は全員スケジュールについて知り得ない状態になってしまいます。
顧客や裁判所などから緊急の連絡があったような場合に、すぐに対応できません。

その日の予定はホワイトボードなどを見ないとわからない

事務所にはホワイトボードがあって、その日一日弁護士・所員がどこで何をしているかわかるようになっていることがあります。
これを見れば今誰がどこで何をしているか把握できるのですが、逆に言うとこれを見なければ把握ができません。
そのため、自宅から直行する方がいる場合に電話で事務所に連絡をして記載してもらったり、他の弁護士・事務員の予定を把握するために事務所に連絡をして確認するなどの必要があります。

会議室などの設備の利用状況が把握できない

会議室の利用について空いていれば使う、という管理方法をしていると、会議室利用ができないということもあります。
近場のカフェで打ち合わせをしたりすることがあったりすると、依頼者の信頼を失うことにもなりかねませんし、近隣に打ち合わせできそうなところがない場合には来客を待たせることになりかねません。

スケジュール管理にツールを導入する

先ほど述べたような問題は、スケジュール管理のツールを導入すると解決します。
スケジュール管理ツールを利用すればどのようなことが可能なのでしょうか。
このページでは一般企業でも利用されることが多いクラウド型のスケジュール管理ツールについてご紹介します。

インターネットでいつでも入力・修正・確認ができる

まずクラウド型のスケジュール管理ツールを利用すれば、いつでも入力・修正・確認ができます。
昨今はスマートフォンをもっている方がほとんどなので、インターネットに繋がることも容易で、アプリを利用していつでも入力・修正・確認が可能です。
どこからでも入力・修正・確認が可能なので、事務所に連絡をして入力・修正・確認といったものが不要になるので、事務的な負担やヒューマンエラーの軽減に繋がります。
また、リマインド機能などを使えば作業に集中しているときに時間が近づいているのを知らせてくれます。

電話・地図確認などが容易

スケジュール管理ツールで管理をする場合、電話番号や住所を入力しておくことができます。
スマートフォンでこれらを利用すれば、掲載されている電話番号をタップすれば電話をかけられますし、住所をタップすれば地図を確認することが可能です。
顧客に関するデータ・事件に関するデータと紐づけるなどすれば、どのような事件を担当しているか、担当している事件に関するデータやファイルをすぐに閲覧することも可能です。

スケジュールを共有できる

事務所全体でスケジュールを共有することが可能です。 当日の行動を事務所全員に共有しておくことで、どこでどのようなことをしているのか一目で把握可能です。
なお、スケジュール管理には会議室の利用予定などを入力することもできるので、会議などの調整もしやすいです。
共有範囲を選択することもできるので、例えば送別会出席メンバーだけを共有範囲に入れるなども可能です。

ツールを使ってより効率的にスケジュール管理をするには

これらのツールを使ってより効率的にスケジュール管理を行うには次のような運用を検討してみてください。

スケジュールの入力作業は各自がすぐに責任もって行う

最初に、スケジュール管理は入力されていることが大前提になるので、入力作業は各自がすぐに行うようにしましょう。
スマートフォンを持っていれば、ツールにアクセスしてすぐに情報を入力することが可能です。
入力を怠ると他のスケジュールと被ってしまうことになるので、なるべく早く責任もって行うようにしましょう。

余裕をもって無理のないスケジュールを設定する

期日は余裕をもって無理のないように設定しましょう。
スケジュール管理ツールは通常、表になっているので開いているところにどんどん予定を入れることがあります。
しかし、移動時間が含まれておらず実際にスケジュールをこなすことが困難な場合や、会議が長引いてしまって後のスケジュールをこなすことができなくなってしまうということも珍しくありません。
スケジュールは移動時間や予定の延長なども踏まえて柔軟に設定しましょう。

スケジュールの情報は残らず入力する

スケジュールの情報は残らず入力するようにしましょう。
外出先であれば、訪問先や住所や電話番号、スケジュールの開始時刻と終了時刻などをきちんと入力します。
他の電話や地図アプリなどとの連携が現場で容易になり、必要な時間の把握がより正確にできるようになります。

一つのスケジュール管理ツールを使う

事務所全体で一つのスケジュール管理ツールを使うようにしましょう。
一部の業務のみ手書きや別のツールを使うようなことがあると、せっかくの共有機能などを利用できないばかりか、スケジュール管理アプリを使いながらスケジュール管理ができない事態に陥ります。
一つのスケジュール管理アプリをきちんと使うようにしましょう。

まとめ

このページでは、法律事務所のスケジュール管理についてお伝えしました。
法律事務所において適切なスケジュール管理は、裁判期日を失念しないためにも重要で、業務の効率化に繋がります。
ロイオズは法律事務所が使いやすいように開発された業務管理ソフトで、法律事務所で使いやすいようなスケジュール管理機能を搭載しています。
無料トライアルもあるのでぜひ一度ご検討ください。