導入事例

どこでも仕事ができる環境を整えるためロイオズを導入

独立時からクラウドで書類を保存して、どこでも仕事ができる環境を作りたいと考えていました。特殊なケースかもしれませんが、私は前の事務所で手掛けた案件をほぼ引き継いで独立することになっていたため、事前に進行中の案件登録を済ませて、独立の準備をしておこうと思ったのです。

その事前準備のおかげで、スムーズに開業できましたし、独立後のバタバタがありませんでした。いつかはシステムを導入すると決めていたので、独立と同時に確立しておいた方が途中でシステム導入するより楽だと思いましたし、環境を整えた状態で事務所をスタートさせたい思いがありました。

2023年7月に開業しましたが、前月の半ばぐらいから現在の事務所が使用できましたので、平日の勤務後や土日を使って、開業準備を進めました。当時はものすごく忙しくて、どのように準備を進めていったのか、記憶にあまり残っていないぐらいです（笑）。

5社ほど比較検討した中、ロイオズ一択で決定

ロイオズの他に4～5社ほど検討しましたが、私の中ではロイオズが断トツで良くて一択でした。デザインが良かったですし、操作も直感的にやりやすかったです。操作のしやすさ、画面の見やすさ、私が求めていることができるのかを中心に検討した結果、ロイオズを導入いたしました。

全く問題なく操作ができました。ロイオズは直感的に操作ができますし、実際、直近に入所したスタッフは、まだ1カ月ちょっとしか経っていませんが、問題なく使えています。

操作を教えた記憶があまりなくて、本人がいろいろと試行錯誤しながら触るうちに使い慣れていっている感じです。そういう意味でも非常に使い勝手がいいと思っています。

私の予定をカレンダーに登録したり、裁判関係では、準備書面の締め切りや期日などのタスク登録の入力等をしています。新しい案件がきたら、依頼者、相手方の登録、交通事故の案件であれば、依頼者、相手方、依頼者側の保険会社、相手方の保険会社、相手方の代理人、車両所有者など、いろいろ関係者が出てくるので、そういった登録を最初にしてもらっています。

また、業務履歴機能も非常に活用しています。書面を裁判所や相手方に提出したり、電話のやりとりの内容などを事案ごとに業務履歴に登録しており、いつ何をしたのか、どのようなやりとりをしたのかということについてロイオズを見れば一目でわかる状態にしています。

会計機能や顧客管理・業務履歴機能が活躍

会計機能はすごく便利です。当事務所は請求書の発行が多いのですが、ロイオズで作成する請求書は簡単な作業で、非常にきれいに請求書が発行できますし、これがなかったら今の件数をこなすのは難しいと感じています。さらに入金管理ができるのがありがたくて、未入金のままだと一目で分かるようになっています。

あとは、ロイオズに裁判や顧客情報が集約できているおかげで、パソコンの前に座ってすべてを完結できるのも魅力的です。これまでは電話がかかってきたらファイルを取りに行って…という作業が必要でしたが、ロイオズにすべての情報が入っているので、検索をすればすぐに分かります。

当事務所はクラウド電話を使っているので、受話器を持つことなくヘッドフォンをつけて話しながら、話した内容を業務履歴に打ち込むようにして、電話の内容を常に記録するようにもしています。

具体的な数字では表しにくいですが、時間の短縮ももちろん、業務の質が上がったと感じています。今まで依頼者とのやりとりの内容や履歴などをどのように残しておくか、統一したルールがありませんでした。そのため、メモしたものを見つけるのに時間がかかったり、出先でメモの内容を確認できないということもありました。しかし、今ではメモはすべてロイオズに登録しているので、いつでもどこからでも瞬時に探したい情報にたどり着くことができるようになりました。

スムーズに業務を開始したいならシステム化は必須

全くゼロからスタートする方はいらっしゃらないと思うので、独立前から顧客情報はシステム化して登録しておいた方がいいでしょう。それと操作もある程度慣れておいた方がいいと思っています。

いずれシステム化を考えているのであれば、早いに越したことはありません。費用面が気になる方もいらっしゃるでしょうが、ロイオズは導入する段階であればそんなに費用はかかりません。弁護士1人に事務員が2人であれば、月1万円ほどなので、非常に導入しやすいです。

実際に弁護士会内で、当事務所がIT化に力を入れていると少し話題になりまして（笑）、3人ほど弁護士が見学に来ました。ロイオズですべて一元管理ができることを説明したら感動していましたね。

毎月アップデートも行われていて日に日に良くなってるなと思っていますし、「こうしてほしい」とリクエストをするとすぐに回答がくるので安心して利用しています。私にとって、今ではロイオズがなければ、弁護士を続けていけないと考えるほど、なくてはならない存在になっています。