導入事例
使いやすさが決め手！
顧客と進捗管理が一手に解決
| 事務所名 | しらとり法律事務所 |
|---|---|
| 所員数 | 弁護士1名、事務員2名※2024年7月17日時点 |
| 事務所HP | https://swan-law.jp/ |
宮城県名取市にあるしらとり法律事務所は、相続、家庭・男女問題、借金・債務問題、交通事故、不動産問題など幅広い分野を手掛ける法律事務所です。代表弁護士である白鳥剛臣先生は「深刻な悩みを抱えた場合に相談できるかかりつけの弁護士になりたい」という信念をモットーにされており、多忙な日々を送っています。
ロイオズを導入し、数多くの案件を同時進行で進めていく上でどのようなメリットがあったのか、お話をお伺いしました。
ロイオズを導入する前に事務所で直面していた課題や問題点はありましたか？
顧客管理の改善をはかるためロイオズを導入
ロイオズを導入する前は、顧客管理をExcelで行っていました。顧客が増えるにつれ管理が難しくなり、特に利益相反のチェックは手間がかかりました。入力もExcelだとやりづらい部分があって、時間が取られるな…という課題がありました。
2020年に独立開業した当初、依頼者はそんなにこないだろうと思っていたのですが、とてもありがたいことで思った以上のペースで顧客が増えていきました。独立後2年ほどで顧客管理が難しくなってきたので改善しなければいけないと考え、何かしらのシステムを導入しようと検討を始めました。
システムを導入するにあたり、どのような点を重要視しましたか？
分かりやすさとデータのバックアップがとれるかどうか
私だけでなく事務員も使うことを考えていたので、分かりやすさを第一に考えました。複雑な仕様だと事務員に教えるのに時間がかかるので、パッと見て分かりやすく入力しやすいところを重要視しました。実際にロイオズのほかにも検討したシステムはあったのですが、初期設定が複雑すぎて挫折してしまいました。
もう一つ重要視したのは、データのバックアップを手元においておきたかったので、それができるかどうかという点でした。 ロイオズは分かりやすい仕様でしたし、データを手元にとっておける機能は今後の開発で実装するとのお話があったので、ロイオズに決めました。
ロイオズを導入して、日々の業務に変化はありましたか？
顧客・タスク管理が事務員と共有でき、日々の業務に変化
ロイオズはとても入力しやすいし検索も早くできるので、顧客情報の入力や利益相反のチェックが楽になりました。ロイオズ導入前は、Excelのファイルを事務員と共有するのが大変だったので、顧客管理も利益相反のチェックも私が一人で行っていました。ロイオズを導入したことで事務員も対応が可能になり、私の手間がなくなりました。
それだけではなく事件の進捗などのタスク管理がとてもやりやすくなりました。事務員にお願いしたことが今どのような状況になっているのか、業務履歴に入力してもらえれば確認ができ、事務員がお休みでも把握できる点はすごく良いです。
ロイオズ導入前はどのようにタスク管理を行っていたのですか？
以前は進行している案件を紙に書いて管理していました。顧客の名前を書いて、何をやったか、何をしなければならないかなど、優先事項は赤丸をつけるなどしてメモ書きしていたのです。
ただこの方法は、件数が増えてくると「あれはどうだったっけ？」と分からなくなることがあります。最初は顧客名をあいうえお順に書いていたけれど、だんだん面倒になってしまいますし、紙もボロボロになっていきます。
多くの案件をこなしているので、小さい文字で書いても紙は4枚ほどになりましたから、それを管理するのは本当に大変でした。ロイオズを導入したことで、タスクリストで管理できるようになり「あれはどうだったっけ？」と分からなくなることがなくなりました。かなり楽になったと思います。
案件分野によってロイオズを導入したメリットを感じることはありますか？
離婚案件でロイオズの便利さを実感
離婚案件はいろいろな人から連絡が頻繁にあるので、ロイオズの業務履歴がすごく役に立ちます。依頼者本人はもちろんのこと、相手方の弁護士から連絡がくることも多いですし、決めなければならないことがたくさんあります。細かい話になってくるとどうしても忘れてしまうことがありますが、それをロイオズに打ち込んでおけば忘れずに対応できます。
あと相続案件で戸籍の管理もやりやすくなりました。戸籍謄本の取り寄せは事務員に任せているので、どこまで進んでいるかロイオズに入力をしてもらうようにしています。そうすればいちいち事務員に進捗状況を聞いて手を煩わせることもないので楽になりました。
システムを導入することに躊躇する先生方も多いと思いますが、何かアドバイスはありますか？
デジタルスキルは必須！早めに導入することを勧めたい
今後裁判もデジタル化するでしょうから、デジタルスキルは必須になってくると思います。また独立開業をする際、最初は事務員がいない状態から始める人も多いと思います。事件処理に時間を使うことを考えると、できるだけ無駄を省かなければいけません。顧客管理、事件の進捗管理、経理関係の管理はロイオズのようなシステムで管理したほうが時間を有効に使えると思います。
私は独立して2年ほど経ってからロイオズを導入しましたが、早めに導入したほうが良いと感じました。今回ロイオズ導入前2年分の蓄積したデータ移行を手伝っていただいたので大変助かったのですが、最初からロイオズで管理していたら楽だったな…と思ったのです。
独立直後はコスト面が気になるところですが、ロイオズは初期コストがかからないので、導入しやすいと思います。それに「こうしてほしいな」という要望があれば、前向きに検討してくれるサポート体制も頼もしいです。
ロイオズを使っている他の先生方も恐らくいろいろな意見を言ってくださっていると思うので、これからどんどんよくなっていくシステムだと期待しています。そこが今の世の中にマッチしてるというか、いいものをみんなで作っていくところがすごくいいなと感じています。
