導入事例
ゲーム感覚で楽しみながら業務を効率化
| 事務所名 | おかもと総合法律事務所 |
|---|---|
| 所員数 | 弁護士1名、事務員1名※2024年7月1日時点 |
| 事務所HP | https://www.okamoto-shg.com/ |
小田急線、相模鉄道、横浜市営地下鉄が乗り入れる湘南台駅から徒歩3分に立地するおかもと総合法律事務所では、ペーパーレス化、業務の効率化を目指してロイオズを導入されました。導入の決め手となったことや導入後の業務の変化について、弁護士の岡本将太弁護士にお話を伺いました。
ロイオズを導入する前に、事務所で直面していた問題は何でしたか？
依頼人とのやり取りを紙で残すことに限界を感じていた
情報が一元化されていなかった問題点がありました。依頼人とのやり取りをすべて紙で残していたため「あの時、どんな話をしたんだっけ？」となった場合、そのメモを探す作業がとても無駄でした。
例えば依頼人から電話がかかってきたら、まずは席を立ってファイルを出して、どんな話をしていたのかメモを探す。一連の作業に時間がかかり、依頼人を待たせてしまいましたし、自分自身もストレスを感じていました。
ロイオズを導入することで、問題点は解決しましたか？
コックピットのような仕事環境を目指していた
ロイオズを導入したことで、スムーズに依頼人とのやり取りを把握できるようになりました。わざわざファイルを出す必要がなく、パソコンだけで完結できるので、ファイルを出す、メモを探す、という今までストレスとなっていた無駄な作業が削減できました。
具体的に削減できた時間を細かく把握していませんが、体感で月2～3時間は弁護士業務を確保できて、かなり効率化したと思います。
また、以前案件を受けた依頼人から再度問い合わせがあった場合、ロイオズで管理することで、以前のやり取りや流れを検索する時間が大幅に短縮されました。
私は机の上にできるだけ物を置かず、なおかつ椅子に座りながら仕事ができる「コックピットのような仕事環境」を理想としていたのです。昔、映画で見たような光景に憧れていたんですよ。ロイオズを導入したことで、これに近い環境を作ることができたかなと思っています。
ロイオズを導入する決め手となったのは何ですか？
低コストで満足できるパフォーマンスが得られる
やはりコスト面です。いったん導入したものの、合わないからやめようと頓挫するのは避けたいと考えていました。ロイオズは年単位の縛りがなく月単位の契約であるところが魅力で、1回飲み会を断ればいい金額で利用できます（笑）。「合わなかったらやめよう」と気楽な気持ちで導入できました。インターネットで契約関係の手続きを完結できる点も良かったですね。
安いからそれなりのシステムなのでは、と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、決してそうではありません。実際に使用したら「ここまでできるんだ」と感心すると思います。
そしてシステムがシンプルで分かりやすいところも良かったです。私のような弁護士一人の事務所は、機能がたくさんあるシステムは逆に使いづらいところがありますからね。
先ほどコスト面が決め手となったといいましたが、使っていくうちに「こんな機能があればいいな」と増やしてもらうためにコストをかけるのは全く厭いません。ただ、最初から使うかどうか分からない機能に対して高いコストをかける必要はないと思っています。
あとはロイオズの増田社長から、ご自身が法律事務所勤務をされた経験で「法律事務所が持つ課題を何とかしたい！」という熱いものを感じたのも決め手となった要因の一つでした。
ロイオズの魅力はどんなところだと思いますか？
画面を見ただけで操作できるシンプルさ
シンプルで非常に使いやすいところです。実は今回、事務員には一切相談せずにロイオズを導入しました。「新しく導入したから、今後はロイオズを使って」と言った際、最初は事務員も戸惑っていたのですが、私が教える必要がなくすぐに使いこなせるようになりました。
ロイオズは見た目で「こうやればできるんだろうな」と分かるんですよ。 私はできるだけ弁護士の仕事に集中したいので、ロイオズの操作方法を教えることなく事務員がマスターできたのはありがたかったです。
ロイオズで気に入っている機能を教えてください。
スタイリッシュなデザインで仕事のやる気がアップ
顧客情報を入れて、送付状が自動的に作成される機能です。依頼人宛や裁判所宛など、複数用意されていたところがすごいと思いました。これによって送付状の宛名をチェックする時間が削減されるので、この機能があったからロイオズに決めたといってもいいかもしれません。
そしてロイオズはスタイリッシュなところがいいですよね。機能が同じであれば、デザイン性の高いほうを選ぶと思いますから、意外にデザインって重要視する人が多いのではないでしょうか。
個人的に、ロイオズは仕事にやる気を出させてくれるデザインだと思っています。画面を見ていると「これって何だろう？」と操作したくなってしまうんです。仕事をする上で気分が上がるというのは、重要だと思いますよ。
他の弁護士にロイオズを勧めますか？
「ロイオズ楽しいよ」と他の先生も勧めたい
どのシステムを導入するのかを検討中の候補がたくさんあれば、一度ロイオズを使ったら使い続けるのではないかと思います。何を求めているかにもよると思いますが、無駄にならないよとアドバイスします。
特に私のような弁護士一人で事務所を経営している先生に勧めたいですし、実際に勧めています。「どういうところがお勧めなの？」と聞かれるので、すごく手軽だし、ゲーム感覚で効率よく楽しめると伝えています。
将来的にロイオズに追加してほしい機能はありますか？
案件ごとに必要な書類を自動作成ができるようになるのを期待
私は相続の案件を手掛けることが多いのですが、相続の手続きに必要な情報が入力できると便利になると思います。例えば相続人や遺産の情報を入力することで、相続関係説明図や財産目録が自動的に作成されると便利ですね。
毎回ロイオズからアップデートの連絡がきますが、どんなことができるようになったのか楽しみに拝見しています。ロイオズには期待していますので、今後ともよろしくお願いいたします。
