情報共有の効率化により生産性が向上、案件数が 4 倍に

事務所名	二木法律事務所
所員数	弁護士1名、事務員3名※2022年7月7日時点

独立をきっかけに、業務管理のクラウドシステム「ロイオズ」のご利用を始められた二木法律事務所様。
弁護士の二木一平先生に、導入された経緯や、ご感想を伺いました。

業務管理システムの導入に至った経緯をお聞かせください。

少人数からのスタート。求めていたのは一括管理できるシステム。

独立して個人事務所を立ち上げるにあたり少人数で運営するためには、事務所で扱う案件を一括して管理できるシステムが必要でした。以前、法律事務所で働いていたときは、正直なところ、システムの必要性をそれほど感じていませんでした。事務員が大勢いて作業してもらえる環境が整っていたからです。

しかし、自分が経営者になると話は別で、人件費はもちろん事務員への負担も意識しなくてはいけません。気持ちよく働いていただく環境作りも重要です。特に、うちのような小規模な事務所の場合は、事務員をそう簡単に増やすこともできませんから、システム導入は必須でした。

また、業務効率の面でもシステム導入のメリットは大きいと考えていました。というのも、以前の事務所では情報共有のための報告を頻繁に行っていたので、自分自身の負担も大きく、効率の悪さを感じていたのです。
システムで情報を一元化できれば、わざわざ報告する手間は省けますからね。

システム選びで重要視したことは何でしょうか？　ロイオズ導入の決め手もお教えください。

こだわったのは、「オールインワンシステム」で全体を管理すること。

重要視したのは、法律業務に必要なものが1つにまとまった「オールインワンシステム」でどの程度管理ができるのかという点。
以前の事務所では会計管理とスケジュール管理のサービスを利用していたのですが、複数のサービスを契約するのはムダではないかと思っていたからです。コスト面だけでなく、同じ内容を異なるサービスに登録する手間が煩わしいですし、時間もかかります。
一元化されていれば一度の登録で済むので入力漏れも防ぎやすく、運用のオペレーションが煩雑になることもありません。

そんなことを意識しながら検索して見つけたのがロイオズでした。他社は外部サービスを組み合わせて使わないといけないため、「一元化」というキーワードに惹かれてロイオズ一択で無料トライアルに申し込んだのです。
実際に使ってみると、操作しやすく欲しい機能も備わっている。そして、案件の登録から会計まで全体を一括で管理できることが、何よりも決め手となりました。

実際に、ロイオズを使ってみていかがですか？　導入後に感じたメリットや魅力についてお聞かせください。

事務員１人とロイオズがあれば、ある程度の業務は回せる。

書類のひな形等を除いてほぼすべての案件管理を行っており、事務所の案件を一括して管理するという目的は達成できました。
今は事務員１人とロイオズがあれば、ある程度の業務は回せるという手応えを感じているところです。ただ、事務員が体調を崩すなど休みを取る場合もあるので、現在は時短勤務も含めて３人体制にしています。

事務員には入所したらまずロイオズの操作を覚えてもらうのですが、ロイオズは非常にシンプルで簡単に使いこなせるため、みんなスムーズに業務に取り組めています。弁護士事務所としては依頼者の方に喜んでいただけることが一番の目標ですが、所内の効率化を追及して事務員が働きやすい事務所にすることも大切だと思っています。そのためにも、ロイオズの導入は正解でした。

ロイオズを利用したことで、生産性向上や業務効率化につながりましたか？

生産性や業務効率は格段に向上。案件数は4倍に！

「あの案件」と思ったときに検索すれば該当の情報がすぐに表示されるので、進捗状況の確認を行う時間が圧倒的に短くなりました。
また、ロイオズの機能にある「業務履歴」は受任している事件の相手方や関係者から電話があったときに、検索してすぐにこれまでのやり取りが確認できるので大変便利です。以前はファイルを持ってきて、資料を見ながら話していましたから。

私の不在中も事務員が業務履歴を見ながら対応ができますし、どんな連絡があったのか報告しなくても履歴に入力してもらえればこちらも把握できます。じつは、この機能最初はそれほど使わないと思っていたんです。ところが想像以上に使い勝手が良くて、今ではなくてはならない存在です。所内の連携がスムーズに行えるという点でも、本当に助かっています。

これら一つひとつの作業は短い時間ですが、積み重ねるとすごい時間になります。何より、自分が弁護士として注力しなくてはいけないところに時間を使って、ほかの人に頼めるところは頼む、それができています。
最近、案件数が事務所オープン時の4倍近くにまで増えたのですが、それでもうまく回せているのはロイオズのおかげですね。

これから独立を考えている方に、ロイオズのどんなところをおすすめしますか。

少人数でも管理がしやすく、事務作業の時間も削減できる。

独立当初は少人数の事務員で始める方が多いと思いますが、そのような状況でもロイオズのようなシステムを導入することで案件の管理が簡単に行えます。
その結果、事務作業にかかる時間を大幅に削減でき、顧客獲得や案件の処理に時間を割くことができるのは大きなメリットです。また、法律事務所で働きながら個人で案件を扱う方にもロイオズはおすすめです。

じつは、私も独立する前は事務所で働きながら個人事件も受諾していたので、事務所では事務所のシステムを使い個人で受けた案件用にはロイオズを使っていました。
私の場合は独立前提での試用でしたが、オールインワンシステムの便利さを実感しましたし、今では日々の業務で本当に助かっています。

ロイオズに期待することや、ご要望についてお教えください。

書類のひな形の登録・出力など、新たな機能も期待しています。

ロイオズを日々業務に活用していますが、欲を言えば作成した契約書や委任状などのひな形を登録して、案件ごとにカスタマイズして出力できるようになると助かります。メールのやり取りが増えたとはいえ、ご高齢の方などには印刷して郵送することも多いので。
ロイオズは、今では業務になくてはならない存在です。今後もさらなるサービスの向上に期待しています。

導入事例