導入事例

目的は、事務所のフォーマット統一化と事務の負担軽減！

新しく事務所を立ち上げる際、弁護士4人がそれぞれ異なるソフトやサービスを使っていたので、クラウドの業務管理システムで統一したいと思ったのがきっかけです。
フォーマットを統一することで事務作業の効率化を図り、事務員の負担も軽減できると考えました。
個人的にも、文章は「一太郎」、日程は「Googleカレンダー」、お金に関することは「エクセル」と、バラバラなので、すべてを一元化したいという思いもありました。

見やすくきれいなデザインと使いやすさ、熱意も決め手に。

システム導入の決定は、私ともう一人の弁護士で検討しました。使いやすさはもちろんですが、こだわったのは「事務の効率化を図れるか」「タイムチャージ以外の受任形態にも対応できるか」という点でした。
そこで、ロイオズも含め、３社のシステムを試用しました。
それぞれじっくりとは使えていないのですが、ロイオズはフロントページのデザインがきれいで見やすく、直感的に操作がしやすい印象でした。
また、弁護士報酬には着手金方式、タイムチャージ方式、顧問方式がありますが、他社はタイムチャージを念頭に置いたつくり。
他の方式にも対応しているものを探していたなかで、ロイオズは着手金成功報酬型の事件受任に対応しやすそうな点がよかったです。
担当者の方とはオンラインでお話したのが最初でしたが、そのときに熱意を感じたことも決め手になりましたね。

事件処理の進捗が一元化できて、経費処理もスムーズです。

導入して間もないため、まだ使いこなせていないのが実情ですが、事件処理の進捗が一元化できて、非常に便利です。
今動いている事件が何件あるか把握しやすいですし、経費処理、請求書の発行がスムーズになったので満足しています。
特に、入出金明細は入力したものが、エクセル上で「入出金明細」と「請求書」のシートに分かれて1つのファイルにまとまるので、非常に扱いやすいです。
出金の履歴は業務履歴も兼ねているので、日々つけておけば、郵便、印紙、事務処理など、事件の節目、節目でかかった費用をクライアントに報告するときにも便利です。

今は弁護士が主体となって使っていますが、いずれは事務局にお任せしたいと思っています。
例えば、住民票や戸籍の写しを取ったあと、クラウドシステムに上げてくれれば弁護士が確認できますし、会計処理や請求書の送付も指示するだけで済めば助かりますね。
ロイオズを利用することで、その段階に入りつつあるのはうれしいです。
また、「Dropbox」とも連携ができるようになったので（※）、これからデータやフォルダ管理も使いやすくなります。

＜注釈＞
※2021年10月より「Dropbox」と連携ができるようになりました。

事件管理が漏れもなく整理できて、業務に欠かせないツール。

これまで事件管理は手書きの手帳やメモが中心で、自分の記憶に頼る部分もありました。
しかし、ロイオズによって、それぞれの事件がきちんと整理され、漏れもなく管理できるので安心です。
システムの導入は慣れないこともあり、最初は手間がかかりますが、中長期的に考えると利用すべきツールだと思っています。
昨今の弁護士数の増加に伴い、これからは事務的作業もすべて弁護士一人で行うという方が増えてくる気がします。
オール・イン・ワンで利用できる業務管理システムは、ますます重宝するはずです。

住所録ソフトやGoogleカレンダーとの連携に期待しています。

日本の裁判、調停はデジタル化が遅れていて、郵便物が多く発生します。
コロナ禍をきっかけにリモートワークがかなり進みましたが、リモート対応が難しいのが郵便物の扱いです。
そのため、依頼者や事件関係者等の登録には住所録ソフトを頻繁に使用します。
私は「筆まめ」を利用しているのですが、CSV形式のファイルにしてインポートできるなど、住所録ソフトと連携ができると入力作業が一度で済むので助かりますね。
また、Googleカレンダーも連携ができると、私の目指す一元化がさらに進むので、今後のサービスの向上に期待しています。