導入事例

操作性が高くコスパの良さが魅力

2020年に検事から弁護士に転職し、最初の1年3ヶ月は他の事務所で勤務した後、2023年4月に独立したのですが、独立した際、事務員さんがいないいわゆる一人事務所としてスタートしたので、事務所不在時の電話対応をどうするのかという問題がありました。そこで電話代行サービス業者と契約をして、受電報告と紐づけられるという理由から、おまけ感覚でサービスに付帯した業務管理システムを導入しました。

ところが、その業務管理システムは私には使い勝手がよくなかったため「これなら紙で管理したほうがいい」と、だんだん使わなくなってしまいました。改めて別の業務管理システムの導入を考えたときにロイオズを見つけました。

操作の直感性が高いシステムだと思ったからです。

レスポンスがいいし、やりたいことがすぐにできる仕組みで、非常に使いやすいと感じました。そしてコストパフォーマンスの良さも魅力で、独立直後の経費をできるだけ抑えたい身にはとても魅力的な価格でした。

あとは、ロイオズ代表の増田さんがかつて法律事務所の事務員として勤務されていたと聞いて、信頼できると感じた点も大きいです。そういうバックグラウンドがある方が作ったシステムらしく、弁護士事務所で一般的に求められる内容の機能は備わっていると感じました。

複雑な相続案件の受任をきっかけにスタンダードプランに変更

ロイオズを導入するとき、スタータープランかスタンダードプランのどちらにするか悩みました。独立直後はそんなに忙しくならないだろうし、経理については以前勤務していた事務所が使っていた書式を利用してアナログ管理しても間に合うと感じ、スタータープランを選びました。

ところが、少し複雑な相続の案件を受任したことをきっかけに「やっぱり会計機能は必要かもしれない」と感じるようになりました。その案件は、大正時代に生まれた方が所有者となっている不動産の名義変更だったのですが、長年相続登記が行われていなかったため、戸籍謄本や住民票を大量に取得しなければいけませんでした。

いつ、誰のものを取得したのか、実費精算は手作業では無理だと感じたため、プランの変更を検討しました。スタンダードプランにしても月々の支払いが大幅に増えるわけではなかったので、すぐ導入に踏み切りました。

パソコンがあれば、仕事の合間にパパッと作業できるので、かなり時間が短縮されています。

ロイオズ導入当初から会計データを案件に結び付けて管理していたら楽だったなと会計機能を使い始めて感じました。

例えば預かり金をもらって、そこから実際に使った費用を差し引いて精算するのですが、入出金の一覧表が画面上に表示されますし、ファイル出力もできます。精算書もボタン１つで作成画面に移って処理できます。 すべてをロイオズで一元管理ができるようになったため、作業がスムーズになりました。

顧客管理のデータベースとして活用をしています。

例えば外出中に不在着信があったりすると、ロイオズで電話番号検索すれば誰から連絡があったと分かるのがいいですね。独立直後でそこまで多くの顧客情報が登録されているわけではありませんが、こういう情報は少しずつ蓄積されていくものです。今後は利益相反の有無をチェックするのに使えるのではないかと思っています。

すべての情報が案件に紐づけられている点が魅力的

すべての情報が、案件に紐付けられてる点が気に入っています。案件に紐付けた関係者の一覧を見れば電話番号もすぐ分かりますし、業務ダッシュボードで今日誰から電話があって、どういう内容で、それに対してどう対応したのか、記録に残せます。案件ごとに情報が一元化されている点は、すこぶる使い勝手がいいです。

紙で管理しているときは、依頼者から電話があるとキャビネットまでファイルを取りに行って、どこまで進んでいたか探す手間がありましたが、ロイオズを導入したら数クリックで業務ダッシュボードにたどり着き確認できますから、本当に便利です。

独立直後からケチらずにロイオズを使ったほうがいい

勧めたいですし、実際に「1カ月で1万円もかからずコスパがいいよ」と勧めています。「案件管理はどのようにしているのですか？」と聞かれることが多いので、ロイオズを使っていて、案件が一元管理できるから非常に使い勝手がいいよと答えています。

独立を考えている方は、ランニングコストを抑えたいという発想があり、削れるところは削りたいと考えます。

でも実際に私のような一人事務所だと、すべての業務を自分で管理しなければいけません。確かにアナログでもできますが、必ず日常の時間の使い方や事務作業にどれだけ時間をさけるのかという問題に直面します。ですから、早い段階で業務システムを導入して、費用を払ってでも効率化をしたほうがいいと思います。

いずれ導入するつもりなら、独立と同時にシステムを導入したほうが効率的です。今、独立を考えている頃の自分にメッセージを送れるなら「そこはケチるな！」と言いたいですね。