導入事例
インボイス対応の請求書を簡単作成！
作業の効率化で空いた時間を有効活用
| 事務所名 | 法律事務所 穂 |
|---|---|
| 所員数 | 弁護士1名、事務員1名※2023年7月20日時点 |
独立後、スケジュール管理機能を改善するために、「ロイオズ」のご利用を始められた法律事務所
穂 様。
弁護士の五十嵐康之先生に、導入された経緯やご感想を伺いました。
業務管理システムの導入に至った経緯をお聞かせください。
少人数の事務所だからこそ、スケジュールの「見える化」が必要
独立する前は弁護士と事務員がともに複数いる事務所で、法律事務所向けではない汎用の業務管理システムとクラウド型のスケジュール管理システムを使ったことがあります。
汎用のシステムは弁護士の業務管理には使いづらかったので、スケジュール管理システムのみ継続して利用していました。
独立後も同じスケジュール管理システムを使っていたのですが、弁護士1名、事務員1名の事務所では、事務員が銀行や裁判所に出かけたときに私が外出しづらいことが分かり、各自のスケジュールをしっかりと管理するためにも「見える化」したいと考えるようになりました。
また、半年後に事務員が退職することが決まっていたので、普段の事務作業を属人化させないことと、引き継ぐ人がいかに効率的に作業をできるようにするのかが大きな課題でした。そんなときに、法律事務所向けの業務管理システム「ロイオズ」のことを知ったのです。
システム選びで重要視したことは何でしょうか？ ロイオズ導入の決め手もお教えください。
重要視したのは、スケジュールが視覚的にわかりやすいかどうか
操作しやすく、覚えやすいことは大前提ですが、何よりもスケジュールが視覚的にわかりやすいかどうかを重視しました。
もともと使っていたスケジュール管理システムはスケジュール名と時間が羅列されているだけで、一目でどの時間帯の予定が空いているのかがわかりにくかったため、不満を感じていました。
時間帯が帯になって表示され、視覚的に予定が入っている時間と空いている時間がわかりやすいものを求めていました。
そこで、ロイオズを試したところ、スケジュール管理機能が大変見やすかったので、スケジュール管理機能だけでも導入する価値はありそうだと感じました。もちろん、法律事務所向けの業務管理ができるということで、ゆくゆくは別の機能も利用していこうと思い、導入を決めました。
実際に、ロイオズを使ってみていかがですか？ 導入後に感じたメリットや魅力についてお聞かせください。
業務履歴機能は、使うほど業務効率化への威力を発揮してくれそうです
最初は「スケジュール管理」機能から使い始めたのですが、なんの戸惑いもなく使用できました。
視覚的にどこの予定が空いているかがわかりやすいので、私がいない間に事務員が私の打ち合わせの予定を入れることも可能です。私が出かける時も、事務所が誰もいない状態にならない時間帯はどこか、一目で判断しやすくなりました。
導入当時はスケジュール管理機能だけでもうまくできれば合格と考えていたのですが、ロイオズは直感的に使えるので、他の機能も「こういうこともできるんだ」という感じで少しずつ活用するようになりました。操作のしやすさや、覚えやすさという点でもロイオズは使いやすかったです。
また、案件ごとに、いつ、何をやったかを入力する「業務履歴」機能は、使えば使うほど情報が蓄積されるので、業務効率化に威力を発揮してくると感じています。自分が何をやったかを確認できるだけでなく、事務員が何をやったかを事務員が不在中でも確認できるのは大変便利です。
以前に使用していた汎用の業務管理システムは、どのように利用したら良いのかがよく分からなかったのですが、ロイオズは法律事務所向けのシステムということもあって、非常に分かり易く、期待以上の効果を発揮していると感じています。
ロイオズを利用したことで、生産性向上や業務効率化につながりましたか？
1分もかからず請求書を作成！ 時間短縮になりました
導入を検討しているときには重要視していなかったのですが、「会計管理」機能は請求書や送付状の作成がとても楽にできて、時間短縮にもなるのでとても助かっています。
普段から、お客様情報と報酬、実費をきちんと入力しておけば、1分もかからずに請求書を作ることができますし、作った請求書をロイオズの画面上からメールでお客様へ送信することもできます。
ロイオズ導入前に請求書を送付する際は、word等で請求書を作り、住所を手書きで記入して郵送する必要があり、一連の作業を全て事務員にお願いしていました。ロイオズ導入後は、ロイオズ上で請求書を作って送ることができるので、休日の隙間時間などに自宅で請求書を作成して送っています。
また、ロイオズはインボイスにも対応しているので、今後さらに重宝するシステムだと思います。請求書は、ロゴを入れるなどカスタマイズができ、とても格好良い請求書に仕上がるので気に入っています。
これから独立を考えている方に、ロイオズのどんなところをおすすめしますか。
事務作業の効率がアップするので、時間をより有効に使えます
ロイオズを導入するのとしないのとでは、事務作業に費やす時間は大きく異なると思います。格段に作業効率が上がるので、時間をより有効に使えるはずです。
たとえ事務員に作業をお願いすることが多い方でも、事務員の作業時間自体を減らせるので、空いた時間で他の仕事をしてもらうことが可能になります。
また、事務員が入れ替わったときも、引き継ぎがスムーズです。まずは一度、試してみることをおすすめします。
ロイオズに期待することや、ご要望についてお教えください。
より良いシステムへ、スピーディーな対応を期待しています
今後、従来型の弁護士業務以外の様々な業務が増えてくると予想しています。そのような業務でも、ロイオズを活用できるようにフォーマットやカスタマイズの機能などをスピーディーにアップデートしてもらえればありがたいです。
