お役立ち情報コラム

業務管理システムのメリット

まず、業務管理システムのメリットについて解説します。

どこにいても顧客・案件に関する情報を確認できる

インターネットで接続するクラウド型の業務管理システムを利用すれば、どこにいても案件に関する情報を確認できます。
業務管理システムが無い場合、案件に関する情報の確認するためには事務所で顧客・案件のファイルを閲覧する、もしくはファイルを外部に持ち出して閲覧する必要があります。
業務管理システムを利用すれば、顧客・案件に関する基本的な情報や案件に関する対応履歴などをシステム上でタイムリーに閲覧することができます。

手間のかかる作業を短縮

法律事務所向け業務管理システムを利用によって、手間のかかる作業を短縮することができます。
ロイオズではシステム上に情報を入力しておけば請求書を自動で作成でき、WordやExcelで請求書を1から作成する作業を短縮することができます。
他にも、情報を一元化することによる情報を探す時間の短縮など、様々な業務の時間を短縮することができます。

少ないコストで事務所の運営が可能に

業務管理システムを利用することで、事務所運営でかかるコストを抑えることができます。
手間のかかる作業の時間を短縮することで、より少ない人員での事務所運営ができたり、今まで印刷していた書類をPC上で閲覧できることから、結果的に人件費や印刷費などを抑えることに繋がります。

少人数事務所こそ業務管理システムを使うべき理由について

業務管理システムの導入をするべきなのは、所属弁護士数や事務員数、支店数の多い大きな弁護士事務所だけだと思っていませんか？
実は少人数の事務所の方が、業務管理システムを利用するべきといえます。
その理由は以下の通りです。

単純作業にかかる時間をシステムで短縮できる

人員が少ないと、単純な雑務を弁護士がしなければならない可能性があります。
業務管理システムを導入しておけば、単純な雑務の時間を短縮することが可能になります。

システムを使えば事務所全体で情報共有ができる

人員が少ない事務所においては、業務が属人化すること多いです。
特定の人が事務所にいない場合は、誰もその業務についてわかる人がいないということにもなりかねません。
ですが、業務管理システムを利用することで、事務所全体で情報共有ができ、担当者がいなくとも必要な対応をとることができます。

業務管理システムを導入するタイミングは独立もしくは独立を検討する段階から！

業務管理システムを導入すべきタイミングは独立したタイミング、もしくは独立を検討する段階が最も効果的です。
その理由は次の通りです。

データの一元管理ができる

例えば、独立して軌道に乗ってきたあたりから、業務管理システムを導入したとしましょう。
この場合、古い案件で、新しいシステムに情報を移行していないものは、従来の紙やExcelで管理された状態になってしまいます。
独立時から業務管理システムを導入していれば、過去の案件でも瞬時に情報を確認することが可能です。
独立時に担当していた案件を引き継いで、新しい事務所に持っていく場合もあるので、その場合は独立を考える前から業務管理システムを導入しておくことが望ましいといえます。

新しいシステムに移行する手間がかからない

業務管理システムを導入する場合、データの移行や運用フローの変更など、検討しなければならないことが多く、運用を開始するまでに時間と手間がかかります。
独立当初から業務管理システムで管理していれば、データ移行時に考慮することが少なく、システムに合わせて運用フロー構築できる為、スムーズに導入できます。

独立後すぐに生産性の高い事務所を目指せる

業務管理システムを導入することで、高い生産性で業務をすることが可能になります。
生産性の高い事務所にすることで、多くの業務を少ない人数で行うことができるため、事務所経営の安定に繋がります。

ロイオズは独立直後の小さな事務所から大きな事務所まで使いやすくコスパが良い

業務管理システムの中でも、ロイオズは法律事務所に特化した業務管理システムで、独立直後からでも使いやすく、事務所規模が大きくなっても対応できます。

法律事務所に特化しているので事務員の生産性向上により人件費を削減

ロイオズは、法律事務所に特化した業務管理システムで、弁護士・法律事務員が使いやすく・効率よく業務に対応できるように設計されています。
依頼者への請求書を作成する場合、業務管理システムの中でデータとして管理されている顧客情報もとに請求書作成が可能で、請求情報の転記作業や、送付物のダブルチェックの手間が削減できます。
業務管理システムを導入することで弁護士・事務員の作業が大幅に軽減され、一人で取り扱える業務量が増えるので生産性の向上が期待できます。
その結果、少ない人数で事務所の運営が可能となり、人件費を削減できます。

1ライセンス1,480円／月で利用可能でサーバーの設置も不要

もし自社で業務管理システムを構築すると、事務所内にサーバーを設置し、エンジニアを雇用して業務管理システムを構築し、維持する必要があります。 ロイオズは申し込みをすればすぐに使え、初期費用不要で、1ライセンスあたり1,480円（税別｜税込み1,628円）から利用できます。 事務所の規模が大きくなっても、人員が増えた分だけライセンスを追加することができ、ストレージが不足した場合は不足分を追加で購入することが可能です。 独立直後の事務所でもコスパよく利用できて、人員が増えても利用しやすいように設計されています。

ファイルを置くスペースがなくてもOK

紙ベースで管理をしている場合、いつでも見やすいように紙のファイルを整理しておく必要があります。
また、大量のファイルを入れるための棚を事務所内に用意する必要があったり、ファイルを置くための専用のスペースを用意することが必要となります。
ですが、ロイオズを導入することで情報をクラウド上で管理できるため、情報管理のために物理的なスペースを使う必要がありません。

導入サポート・データ移行対応があるため安心

ロイオズでは導入時にデータ移行や事務所内での操作説明会など、お客様のご要望に応じて、サポートを行っています。
紙のデータが多くあり移行の手間がかかる、運用フローを変える手間が面倒、事務員に使い方を教える時間が取れないなどの理由でシステム導入を踏みとどまっている方はぜひご相談ください。

まとめ

このページでは、業務管理システムの必要性と導入するタイミングなどについてお伝えしました。
独立当初から業務システムを利用することで、弁護士・事務員ともに高い生産性で業務ができ、人件費削減などの効果も期待できます。
ロイオズは弁護士業務に特化した業務管理システムでどなたでも使いやすく設計されているシステムです。
まずは、14日間の無料のトライアルから利用してみてください。